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Depuis l’entrée en vigueur le 1er janvier 2018 de la loi de finances n°2017-1837 du 30 décembre 2017 pour 2018, les entreprises assujetties à la TVA ont l’obligation que leurs logiciels ou leurs systèmes de caisse soient conformes aux nouvelles dispositions issues de l’article 286 I-3° bis du Code Général des Impôts.

Ainsi, au regard de la loi, un logiciel ou un système de caisse doit répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

L’une des difficultés de cette réforme consiste à en définir précisément son champ d’application.

En effet, que faut-il entendre par logiciel ou système de caisse ?

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Selon le législateur, un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation, c’est à dire avec des clients non assujettis à la TVA (opérations B to C).

Les matériels qui permettent d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement sont ainsi concernés par ce nouveau dispositif.

On comprend donc à travers cette définition très large donnée par le législateur que cette obligation de mise en conformité concerne un nombre considérable d’entreprises.

Dès lors qu’une entreprise utilise un système de gestion permettant l’enregistrement des encaissements de ses clients non assujettis à la TVA, elle sera concernée par cette obligation de conformité.

Les entreprises ainsi concernées vont du commerce de détail jusqu’au e-commerce.

En effet, un commerçant qui utiliserait une balance comptoir poids prix qui contiendrait une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement est pleinement concerné par ce nouveau dispositif. Ainsi, la balance elle-même doit être certifiée. Si le commerçant en question utilise une balance comptoir poids/prix avec une solution de connexion à une caisse certifiée, dans ce cas, la balance et la caisse doivent être certifiées toutes les deux.

Par ailleurs, les sociétés pratiquant du e-commerce et donc non soumises à facturation dès lors que leurs clients ne sont pas assujettis à la TVA (relations B to C) sont également soumises à ces nouvelles obligations.

De même, les sociétés relevant du e-commerce qui s’adressent à la fois des clients particuliers (relations B to C) et à des clients professionnels (relations B to B) relèvent du champ d’application de ce nouveau dispositif.

Dans le même sens, les rampes de boissons automatisées, dans lesquelles les opérations d’encaissement sont mémorisées, doivent être certifiées.

Précisons également que les logiciels dits « libres » ou développés en interne sont également concernés par cette nouvelle obligation de mise en conformité.

Enfin, s’agissant des commerces franchisés, donc des entreprises ayant une personnalité juridique propre, ces derniers doivent présenter un  certificat ou une attestation pour le logiciel ou système de caisse qu’ils utilisent.

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En revanche, pour les systèmes de caisse déployés pour l’ensemble de points de vente d’une même entité juridique et absolument identiques, une seule attestation produite au nom de la personnalité juridique de cette entité est admise. Il s’agit ici de l’hypothèse d’une chaîne de magasins ou de filiales d’un groupe.

A travers ces illustrations, toutes issues de précisions apportées par l’administration, on conçoit bien que cette obligation de conformité va bien au-delà de la seule caisse enregistreuse !

A l’inverse, sont donc exclues du champ d’application de cette réforme, les opérations réalisées exclusivement entre des assujettis à la TVA (opérations B to B).

Sont également exclues du champ d’application de cette réforme les personnes relevant de la franchise en base ou bien celles exonérées de TVA et également les exploitants agricoles soumis au remboursement forfaitaire agricole.

Ainsi, un particulier qui serait amené à faire du e-commerce reste en dehors du champ de cette réforme, n’étant pas assujetti à la TVA.

De même, les stricts terminaux de paiement sont exclus du champ de la loi.

Remarque :  cette réforme n’oblige pas de s’équiper d’un logiciel ou d’un  système de caisse.

Toutefois, dès lors qu’une entreprise a recours à un logiciel qui dispose de fonctionnalités de caisse pour procéder à l’enregistrement des règlements de ses clients, elle a l’obligation de se mettre en conformité.

Ainsi, comment justifier de la conformité de son logiciel ou système de caisse ?

La justification du respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données par le logiciel ou le système de caisse peut être apportée par la production soit d’un certificat délivré par un organisme accrédité (Afnor certification ou le Laboratoire national de métrologie et d’essais), soit d’une attestation individuelle délivrée nominativement à l’assujetti par l’éditeur du logiciel ou du système de caisse.

ATTENTION : une simple mention de conformité dans les conditions générales de vente du logiciel ou du système de caisse ne vaut pas attestation individuelle.

Nous attirons également votre attention sur le fait que la loi n’impose pas aux éditeurs une délivrance spontanée.

Par conséquent, il convient, pour les utilisateurs de demander dès maintenant l’attestation auprès de leurs éditeurs avant tout contrôle de l’administration fiscale.

Quelles sont les sanctions applicables en cas de non respect de ce nouveau dispositif ?

Depuis le 1er janvier 2018, l’administration fiscale peut venir vérifier dans l’entreprise si celle-ci dispose soit du certificat, soit de l’attestation dans le cadre d’une procédure de contrôle inopinée.

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En cas de non respect de l’obligation de justification de la conformité du logiciel ou du système de caisse, l’administration fiscale appliquera une amende de 7 500 € par logiciel sauf si l’assujetti apporte les éléments justificatifs dans un délai de 30 jours, tout en sachant que l’administration peut revenir dans l’entreprise 60 jours plus tard, et demander, de nouveau, l’attestation ou le certificat et le cas échéant appliquer une nouvelle fois cette amende de 7 500 €.

En ce qui concerne l’éditeur du logiciel ne respectant pas les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, une amende correspondant à 15 % du chiffre d’affaires provenant de la commercialisation de ce logiciel sera appliquée, outre la solidarité au paiement des droits mis à la charge de l’utilisateur du produit frauduleux.

Les sanctions pourront aller jusqu’à l’application de sanctions pénales pour faux et usage de faux, soit trois ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

Face à cette réforme de grande ampleur et pour envisager 2018 avec plus de sérénité, il convient d’être très vigilent et si ce n’est pas déjà fait, effectuer toutes les démarches pour se mettre rapidement en conformité.

Obligation de conformité des logiciels et systèmes de caisse depuis le 1er janvier 2018
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Après une expérience de près de 10 années dans l'administration fiscale, Nicolas Hemery a rejoint le cabinet FIDAL le 1er septembre 2017 et est devenu avocat le 1er décembre 2017. Après une formation fiscale approfondie à l'Ecole Nationale des Impôts, Nicolas a exercé le métier d’inspecteur vérificateur en développant une appétence toute particulière pour le contrôle fiscal des comptabilités informatisées. Ces compétences développées en tant que référent en matière de contrôle fiscal informatisé lui ont permis d'acquérir une triple expérience en droit fiscal/informatique/audit en contrôlant des entreprises de tous les secteurs d'activité. Il a développé une expertise particulière sur le logiciel ACL, spécialisé dans le traitement de tous types de données en masse. Faisant partie du Groupe Fiscal IT au sein de chez FIDAL, il intervient auprès de clients sur tous les aspects liés à la dématérialisation fiscale. Cela concerne en particulier : - Le contrôle sur la forme et l'analyse fiscale des Fichiers des Ecritures Comptables (FEC) - L'assistance des entreprises en cas de Contrôle Fiscal Informatisé (CFCI) - L'audit fiscal des entreprises pour détecter et corriger en amont des problématiques pouvant se poser en cas de contrôle fiscal - L'intervention sur tout type de dossier dématérialisé en coopération avec d'autres avocats du cabinet - L’audit des systèmes et logiciels de caisse